Hay muchas empresas que todavía no tienen claro que ventajas nos aporta Office 365. Para algunas solo es el sistema en el cuál tienen sus buzones de correo electrónico, otras creen que solo tenemos las aplicaciones del paquete ofimático tradicional.
Hoy vamos a repasar qué nos aporta y qué ventajas podemos obtener de esta suscripción para exprimir al máximo cada euro invertido. Nos centraremos en las soluciones para las empresas pequeñas y medianas (hasta 300 usuarios), es decir, los planes Empresa Essentials, Empresa y Empresa Premium, ordenados de menor a mayor precio.
Office 365 Empresa Essentials
Se nos proporciona un buzón de correo electrónico personalizado de Exchange alojado en la nube con 50 GB de capacidad y la versión web de Outlook para poder utilizarlo. También disponemos de versiones web, y licencia para 5 teléfonos y 5 tabletas por usuario de las aplicaciones Word, Excel y PowerPoint (las versiones de escritorio para PC o Mac no se incluyen en esta opción).
Este plan nos proporciona 1 TB de almacenamiento en la nube y uso compartido de archivos con OneDrive y desde SharePoint online podremas crear sitios de grupo o la intranet para toda la compañía.
Microsoft Teams nos permitirá conectar a los equipos de trabajo mediante chat, llamadas telefónicas, videoconferencias, compartir pantalla, etc. además de ser un concentrador digital que reúne conversaciones, contenido y aplicaciones en un solo lugar y al que le dedicaremos un próximo artículo para informaros sobre todo su potencial.
Incluye también:
- Yammer, como red social corporativa, que permite conectar con las personas adecuadas, compartir información con otros equipos y organizarse en torno a proyectos.
- Sway para crear material atractivo como informes, presentaciones, boletines, etc. y adaptable a cualquier dispositivo.
- Flow para crear flujos de trabajo automatizados entre aplicaciones y servicios para recibir notificaciones, sincronizar archivos, recopilar datos, entre otros, sin tener que programar.
- PowerApps para crear y publicar rápidamente aplicaciones empresariales personalizadas para teléfonos móviles y para la web sin tener que programar, una opción muy interesante para informatizar ciertas tareas.
¿Tienes Office 365 Empresa Essentials y solo utilizas una cuenta de correo? ¡Puedes hacer mucho más!
Office 365 Empresa
En este paquete de servicios se nos ofrecen las versiones de escritorio de las aplicaciones Outlook, Word, Excel, y PowerPoint para PC o Mac y Access y Publisher solo para PC, características adicionales de OneNote y versiones web de Word, Excel y PowerPoint.
Siendo una de las características más valoradas, esta opción nos permite la instalación de manera legal en 5 teléfonos + 5 tabletas + 5 equipos PC o Mac, por lo que podremos tener Office en nuestra empresa y en los equipos personales de nuestro hogar, sin tener que pagar más licencias. También se nos proporciona 1 TB de almacenamiento con OneDrive.
¿Ya has informado a tus empleados de que, por estar en tu empresa, pueden disfrutar de licencias de Office para sus dispositivos personales?
Office 365 Empresa Premium
Este paquete suma las características de los dos anteriores (servicios online + aplicaciones de Office) y nos ofrece, además:
Outlook Customer Manager con el que podemos realizar de manera sencilla un seguimiento de nuestras relaciones con los clientes y desarrollarlas desde Outlook.
Microsoft Bookings para gestionar la programación y administración de citas.
Microsoft Planner para organizar tareas y trabajo en equipo
Resumen
Office 365 permite llegar a una extensa variedad de necesidades y de manera sencilla ayudarnos a incrementar la productividad de nuestras tareas diarias. Podemos utilizar Planner para organizar las tareas que tenemos pendientes, Bookings para que los clientes puedan pedir cita para los servicios que ofrecemos, guardar archivos en la nube y sincronizarlos con nuestros dispositivos con OneDrive, Teams para comunicarnos con nuestro equipo de trabajo de manera remota y disfrutar de Office en nuestro hogar, entre muchas otras ventajas.
Olvidarnos de estar adquiriendo y actualizando Microsoft Office a la última versión, o las incompatibilidades entre diferentes versiones existentes en nuestro negocio, son puntos que son valorados por el personal de IT de las organizaciones y también la integración con Active Directory nos permite administrar permisos y credenciales de usuario, sincronización e inicio de único de sesión.
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